İş Sürekliliği dendiğinde çoğu zaman akla teknolojik sistemler, acil durum planları ve olağanüstü durum ve kriz anlarında yöneticilerin aldığı stratejik kararlar gelir.
Bu nedenle iş sürekliliği planları da daha çok teknik altyapı, yedekleme sistemleri ve kriz yönetimi protokolleri etrafında şekillenir.
Ancak, iş sürekliliği sadece teknolojiyle sağlanamaz. İnsan faktörü bu sürecin en kritik yapı taşıdır. Fakat çok sıklıkla bu zincirin en kritik halkası olan “Çalışanlar” göz ardı edilir. Oysaki bir şirketin karşılaştığı beklenmedik olaylara karşı belirlenen stratejilere bağlı olarak oluşturulan iş sürekliliği planlarının başarısı, büyük ölçüde bu planların sahada uygulanabilirliğine, yani çalışanların bilgi ve becerisine, farkındalığına ve hazırlıklı olmasına bağlıdır.
Çalışanlar Neden İş Sürekliliğinin Temelidir?
Olağanüstü durum halinde devreye alınan planlardaki aksiyonlar ne kadar iyi planlanmış olursa olsun, bu planı sahada uygulayacak olan kişiler eğer bilgisiz ve hazırlıksızsa işler çok hızlı bir şekilde kontrolden çıkabilir.
Özellikle yaşanan olayın Kriz’e dönüşmesi halinde paniğin önüne geçmek, iletişim zincirini korumak ve kritik görevlerin kesintisiz devamını sağlamak ancak eğitimli çalışanlar ile mümkündür.
Herhangi bir kriz anında, iş süreçlerinin aksamadan devam edilebilmesi için sadece sitemlerin değil, insan kaynaklarının da hazır olması gerekir.
Bir iş yerinde yangın, siber saldırı, doğal afet veya pandemi gibi olağanüstü durumlar yaşandığında;
- İlk müdahaleyi çalışanlar yapar.
- İş akışını geçici yöntemlerle sürdürecek olanlar çalışanlardır.
- Karar alıcılar kadar sahadaki çalışanlar da operasyonun devamı için kilit rol oynar.
Bu nedenle çalışanların kriz anında ne yapacaklarını bilmeleri, belirsizlikten kaynaklanan panik ya da hatalı davranışları engeller.
Farkındalık ve Eğitim Neden Kritik?
İş Sürekliliği planlarının etkinliği, çalışanların bu planları ne kadar iyi anladığına ve uyguladığına bağlıdır. Bu nedenle, çalışanlara düzenli eğitimler verilmesi, tatbikatların gerçekleştirilmesi ve farkındalık kampanyalarının düzenlenmesi önemlidir.
Farkındalık ve eğitim, çalışanları pasif birer gözlemciden, aktif birer kriz yöneticisine dönüştürerek, kriz durumlarında çalışanların daha etkili bir şekilde hareket etmesini sağlar. Bu eğitimler sayesinde çalışanlar sadece bilgi sahibi olmaz, aynı zamanda refleks geliştirirler. Bu da özellikle zamanın hayati olduğu durumlarda büyük avantaj sağlar. Kurumlar bu yatırımı yapmadıkça, en iyi yazılı planlar bile sahada karşılık bulamayabilir.
Dolayısıyla olaylara en hızlı ve etkili şekilde yanıt verilebilmesi için çalışanların eğitimi ve bilinçlendirilmesi iş sürekliliğinin başarısı için kritik bir rol oynar.
Farkındalık: İlk Savunma Hattı
Çalışanlar, çalıştıkları firmanın potansiyel risklerinin farkında olmadığı hallerde olası krizlere karşı doğru ve yerinde hamleyle cevap veremezler. Bu da iş kaybı, veri güvenliği açıkları ve buna bağlı olarak finansal kayıp ve itibarın zedelenmesi gibi sonuçlara yol açabilir.
Farkındalık, iş sürekliliği kültürünün temel taşıdır. Çalışanların aşağıdaki konularda bilinçli olması gerekir.
- Kurumun iş sürekliliği politikası nedir?
- Hangi olaylar bu planları devreye sokar?
- Kendi rol ve sorumlulukları nelerdir?
- Olası bir kesintide hangi iletişim kanallarını kullanacaklar?
Farkındalık sağlamak, sadece yazılı prosedürlerin dağıtılmasıyla değil; düzenli bilgilendirme, senaryo çalışmaları ve iç iletişim kampanyalarıyla desteklenmelidir.
Eğitim: Bilgiyi Eyleme Dönüştürmek
Farkındalık bir başlangıçtır, ancak etkili aksiyon için eğitim şarttır. Kurumlar aşağıdaki eğitimleri periyodik olarak düzenlemelidir.
Acil durum ve tahliye tatbikatları, Uzaktan çalışma ve erişim güvenliği eğitimleri, Temel kriz yönetimi ve iletişim becerileri, Rol bazlı iş sürekliliği simülasyonları.
Bu eğitimler sayesinde çalışanlar, sadece teorik bilgiye değil, aynı zamanda pratik deneyime de sahip olur.
Kültürel Bir Dönüşüm: Sahiplenme ve Katılım
Çalışanların iş sürekliliğini bir yük değil, kurumsal bir sorumluluk ve sahiplenme olarak gördüklerinde gerçek başarı elde edilir. Bunun için;
- Her seviyede çalışan sürece dahil edilmeli,
- Geri bildirim mekanizmaları kurulmalı,
- Başarı örnekleri kurum içinde görünür kılınmalıdır.
Sonuç
İş sürekliliği, işletmelerin karşılaşabileceği çeşitli risklere karşı hazırlıklı olmalarını ve kriz durumlarında hızlı bir şekilde toparlanmalarını sağlayan kritik bir süreçtir.
Dünya genelinde benimsenen standartlar, teknolojik çözümler ve eğitim programları, iş sürekliliği farkındalığını artırmakta ve işletmelerin bu alandaki yetkinliklerini geliştirmektedir. Bu nedenle, işletmelerin iş sürekliliği planlarının sürekli olarak gözden geçirilmeleri, güncellemeleri ve çalışanların bu konuda bilinçlendirmeleri büyük önem taşır.